ESOCIAL, VOCÊ ESTÁ PREPARADO?

O eSocial vai simplificar e unificar digitalmente a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais de todo o Brasil. A obrigatoriedade do uso do novo sistema já começou.

Unificar a captação das informações da Folha de Pagamento, combatendo fraudes. Ampliar a base de arrecadação dos tributos e melhorar a distribuição de carga tributária sobre os contribuintes.

Por meio desse canal, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações:

• GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
• LRE – Livro de Registro de Empregados
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD – Comunicação de Dispensa
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
  Folha de pagamento
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
• GPS – Guia da Previdência Social

As informações dos Eventos Trabalhistas alimentarão uma base de dados denominada RET – Registro de Eventos Trabalhistas. Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o RET.

Por exemplo, um evento de desligamento de empregado só será aceito se para aquele empregado tiver sido enviado anteriormente o evento de admissão. Outro exemplo, um evento de afastamento temporário somente será aceito se o empregado já não estiver afastado.

O RET também será utilizado para validação da folha de pagamento, que só será aceita se todos os trabalhadores constantes no RET como ativos constarem na mesma e, por outro lado, todos os trabalhadores constantes da folha de pagamento devem constar no RET.

Além dos empregados, outras categorias de trabalhadores também serão objeto de informações que alimentarão o RET, como os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais e algumas categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados.

O sistema visa simplificar o cumprimento das diversas obrigações principais e acessórias dos empregadores. Portanto, haverá uma racionalização do trabalho, pois, com a sua implantação, os dados que hoje devem ser informados a cada órgão público separadamente e em datas diversas passam a ser prestados uma única vez e em um só ambiente digital. Dessa forma, cada órgão público buscará no sistema, as informações a ele relativas.

Portanto, as empresas terão uma simplificação nos seus processos de cumprimento de obrigações, porém isso exigirá não só a organização das informações, como também a sua centralização nos departamentos responsáveis pela inserção dos dados no sistema. Dessa forma, para que os dados sejam captados de forma correta e em tempo hábil, é imprescindível que a comunicação entre os vários departamentos envolvidos (recursos humanos, departamento de pessoal, jurídico, contábil etc.) seja transparente e efetiva.

Além disso, os profissionais responsáveis pela inserção dos dados devem ser treinados de forma a proceder corretamente tais inserções, evitando não conformidades e até mesmo a impossibilidade do envio dos dados no tempo exigido.

O eSocial irá, gradativamente, substituir, entre outros, os seguintes documentos:

a) a Relação Anual de Informações Sociais (Rais);
b) o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
c) Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP);
d) registro do empregado em livros ou fichas de registro;
e) comunicação de férias coletivas ao Ministério do Trabalho.

Os benefícios assegurados pelo Sped aos empregadores serão:

a) simplificação do cumprimento das obrigações acessórias que passam a ser efetuadas em um só ambiente digital, eliminando o preenchimento e o envio de vários documentos;
b) redução de custos com considerada diminuição do uso de papel, o que também acarretará menor utilização de espaço físico;
c) racionalização do trabalho e maior controle dos serviços relativos às áreas correspondentes (trabalhista e previdenciária);
d) acesso fácil e rápido às informações tanto por parte das empresas, como por parte das fiscalizações dos órgãos competentes;
e) maior qualidade e controle das informações prestadas.

São muitas as vantagens para os trabalhadores com carteira assinada. Entre elas é a presença de todos os seus dados trabalhistas e previdenciários sistematizados, assim, os trabalhadores terão maior garantia em relação à efetivação de seus direitos.

Além da maior transparência referente às informações de seus contratos de trabalho. A partir da implantação do eSocial todas as informações, que muitas vezes eram produzidas ao longo de um mês ou de um ano inteiro, serão feitas em tempo real.

A admissão de um funcionário, por exemplo, deverá ser registrada em um prazo máximo de 24 horas. Muitos comunicados, como o de acidente de trabalho, deverão ser feitos assim que notificados.

Para o Fisco, o eSocial apresentará, entre outras, as seguintes vantagens:

a) redução significativa da sonegação;
b) facilidade e rapidez nas fiscalizações;
c) melhoria na qualidade das informações prestadas pela empresa;
d) efetividade no cruzamento de dados.

Os empregadores são identificados apenas pelo CNPJ, se for pessoa jurídica. E pelo CPF, se for pessoa física. No lugar da matrícula CEI para as pessoas físicas, foi criado o CAEPF – Cadastro de Atividades da Pessoa Física, que será um número sequencial acoplado ao número do CPF. A pessoa física deverá providenciar registro no CAEPF, obedecendo a normas previstas em ato normativo próprio a ser publicado oportunamente.

No lugar da matrícula CEI para as obras de construção civil, foi criado o CNO – Cadastro Nacional de Obras, que será sempre acoplado a um CNPJ ou CPF. As matrículas CEI existentes na data de implantação do eSocial relativas a obras comporão o cadastro inicial do CNO.

Os trabalhadores terão como identificadores obrigatórios, o CPF e o NIS (NIT, PIS ou PASEP). O par “CPF x NIS” deverá estar consistente com o CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais e será validado no ato da transmissão. Sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação.

Os empregadores deverão dar atenção especial às informações cadastrais de seus trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e, se necessário, proceder a regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do eSocial.

O empregador gera um arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos layouts, assina-o digitalmente, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação brasileira vigente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico é transmitido pela Internet, para o ambiente nacional do eSocial, que, após verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.

De acordo com o layout S-2300, serão exigidas as seguintes informações:

– Número de CPF, PIS, CTPS, RG e CNH;
– Nome, Sexo, Raça e Cor;
– Estado Civil, Grau de Instrução, Endereço completo e Deficiências;
– Data, Município, Estado e País de Nascimento;
– Nome do Pai e nome da Mãe;
– No caso de Estrangeiro: Data de Chegada, Data de Naturalização, se possui filhos brasileiros, se é casado com brasileiros;
– Informações dos Dependentes: Nome, Grau de Parentesco, CPF, se é dependente para IRRF;
– Informações de Contato: Telefone e E-mail;
– Informações do Estágio: Data de início, Categoria eSocial do Trabalhador, se o estágio é obrigatório ou não, Nível de Formação (Fundamental, Médio, Formação Profissional ou Superior), Área de atuação, Apólice de Seguro, Valor da Bolsa (se houver), Data prevista para o término, Instituição de Ensino (incluindo CNPJ, Razão Social e endereço completo), Agente de Integração (incluindo CNPJ, Razão Social e endereço completo) e Supervisor do estágio na empresa (CPF e Nome).

Com a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), o Governo propiciou maior controle e agilidade na fiscalização das informações contábeis e fiscais das empresas por meio de compartilhamento de arquivos eletrônicos, disponibilizados aos níveis de Governo: federal, estadual e municipal, ao mesmo tempo em que promove uniformidade e racionalização no cumprimento das diversas obrigações acessórias por parte das empresas para com o Fisco.

Assim, o Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.

Atualmente, o Sped é composto por: Escrituração Contábil Digital (Sped-Contábil), a Escrituração Fiscal Digital (Sped Fiscal); a Nota Fiscal Eletrônica NF-e – Ambiente Nacional e a EFD-Contribuições.

Com a regulamentação do eSocial (Sped Trabalhista e Previdenciário) foi constituída a maior e mais complexa parte do Sped. As empresas que já mantêm organizadas e atualizadas as suas informações contábeis e fiscais deverão manter também organizadas e atualizadas as informações trabalhistas e previdenciárias. Embora essa necessidade já existisse, o que mudará é o fato de que a não observância das determinações legais in continenti passará a ser acompanhada a par e passo pelo Fisco, o que vale dizer que a empresa estará sendo observada em tempo real pela fiscalização.

Por abranger toda a vida laboral do trabalhador, incluindo os tributos e demais obrigações decorrentes do exercício de atividade, o eSocial conterá informações de interesse de diversos órgãos públicos ligados ao âmbito do trabalho e previdenciário.

Dessa forma, terão acesso ao sistema:

a) a Receita Federal do Brasil (RFB);
b) o Ministério do Trabalho (MTb);
c) o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
d) a Caixa Econômica Federal (Caixa);
e) Conselho Curador do FGTS.

A Justiça do Trabalho também poderá vir a ter acesso ao sistema no tocante às reclamatórias trabalhistas.

Todos os órgãos mencionados continuam com suas respectivas competências e atribuições, porém buscarão as informações em uma única fonte, o eSocial.

Os empregadores e contribuintes obrigados a utilizar o eSocial que deixarem de prestar as informações no prazo fixado ou que as apresentar com incorreções ou omissões ficarão sujeitos as penalidade previstas na legislação específica, cabendo aos órgãos e entidades integrantes do Comitê Gestor do eSocial regulamentar, no âmbito de suas competências, as disposições relativas ao tema.

O citado Comitê Gestor do eSocial é composto por representantes dos seguintes órgãos:
Ministério do Trabalho;
Secretaria da Receita Federal do Brasil;
Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
Conselho Curador do FGTS, representado pela Caixa Econômica Federal, na qualidade de agente operador do FGTS.